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5 KPIs imprescindibles para el control de un restaurante

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Aunque son conocidos por sus siglas en inglés (KPI) en realidad se trata de indicadores clave de rendimiento, una herramienta capaz de proporcionar datos en tiempo real a diversos negocios con el fin de que estos conozcan si se están alcanzando los objetivos establecidos.

En los últimos años miles de empresas en todo el mundo han comenzado a trabajar con ciertos elementos tecnológicos que les permiten conocer su situación económica y su imagen entre los clientes teniendo en cuenta las metas que habían fijado previamente y el dinero que ya han invertido.

Ahora ya no es necesario esperar a conocer los resultados ofrecidos por el balance anual para conocer el éxito o el fracaso de un negocio en tanto que la salud financiera del mismo puede comprobarse de manera instantánea gracias a los Key Performance Indicators, que miden los parámetros elegidos por el empresario.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) en los restaurantes

Si bien es cierto, aunque los Key Performance Indicators destacan por contribuir a la optimización de la mayoría de los proyectos que se ponen en marcha, no tiene la misma utilidad en todos. El sector de la hostelería, por su parte, es uno de los que más y mejor aprovecha este tipo de herramientas; tanto que uno de cada dos dueños o gerentes de restaurantes destaca lo importante que resulta para la evaluación de sus establecimientos.

Y es que, en este sentido, los KPI proporcionan informes entendibles acerca del rendimiento del negocio que a su vez permiten llevar un control sobre el trabajo realizado para poder corregir los errores y mejorar el funcionamiento.

Un hostelero puede medir todo aquello que considere oportuno y necesario, aunque ha de saber que unos aspectos serán más fáciles de cuantificar que otros: el dinero ganado, la afluencia de comensales en un día o el número de acciones llevadas a cabo -por poner algunos ejemplos- son indicadores sencillos de conocer; sin embargo la calidad en la prestación de servicios, la percepción del cliente, la relación con el mismo o la cultura organizacional son tareas difíciles de contar.

5 aspectos a valorar por los indicadores clave de rendimiento

Los Key Performance Indicators, como ya hemos visto, ayudan a un restaurante a incrementar el margen de beneficios y situar su negocio en el buen camino. Un camino esperanzador que parece que muchos están retomando tanto dentro como fuera de las fronteras de nuestro país.

De hecho, hay motivos para ser optimistas en cuanto al sector hostelero español se refiere ya que un estudio reciente revela que el año pasado cada ciudadano gastó una media de 62,4 euros al mes en bares y restaurantes, una cifra que duplica lo invertido en salud (26,3 euros). En cualquier caso, los establecimientos anteriores no han de bajar la guardia respecto a las ganancias obtenidas y para ello es recomendable utilizar unos KPI que incluyan las siguientes variables:

1.Flujo de fondos

El propietario de un restaurante ha de estar al corriente de las entradas y salidas de dinero para determinar la viabilidad de su proyecto; el resultado -positivo o negativo- es lo que se conoce como flujo de fondo, aunque también se le denomina flujo de caja o cash flow.

Los ingresos han de superar a los gastos para asumir el salario de los empleados así como a las facturas de los proveedores y para conseguirlo es fundamental la gestión por kpi. ¿Por qué? Porque este sistema ofrece datos detallados que permiten predecir lo que pasará en los próximos meses y así desarrollar con antelación estrategias acordes a la realidad económica.

Ingresos (subvenciones, ventas…) – Gastos (salarios, impuestos, servicios, materias primas… ) = Flujo de fondo

2. Coste de las materias primas

Se trata de los gastos a los que ha de hacer frente el restaurante para elaborar la comida y la bebida que posteriormente pone a disposición de los comensales. Controlar este tipo de costos es muy sencillo; lo primero que se debe hacer es conformar un inventario inicial donde quede constancia de todos los insumos disponibles y sus respectivos costes para después adquirir los productos que sean necesarios y adjuntar, por supuesto, todas las facturas. Una vez sumado el importe de las compras al del inventario inicial se restará lo que ha quedado en el almacén. En definitiva, sería:

Inventario inicial + Inventario comprado – Inventario final = Coste de alimentos

3. Costos de producción

Los costos de producción son aquellos que se generan durante el proceso que transforma las materias primas en productos terminados. En otras palabras, lo que sucede es que el precio inicial de un producto recién salido del almacén se ve incrementado notablemente en la cuenta que paga el cliente como consecuencia de una serie de gastos fijos inevitables: mano de obra -cocinero, camarero…-, mantenimiento -alquiler, calefacción, aire acondicionado, luz, agua…-, mobiliario -sillas, mesas, vajilla…-, electrodomésticos -cocina, lavavajillas… Quedaría de la siguiente manera:

Coste de las materias primas + Trabajo = Coste de producción

4. RevPASH

Esta palabra, desconocida para muchos, procede del acrónimo de la expresión inglesa Revenue Per Available Seat Hour y cuyo significado sería algo así como las ventas de comidas conseguidas durante un período de tiempo determinado entre los asientos disponibles. Se utiliza para conocer cuáles son los tramos horarios con mayor o menor afluencia de comensales y, en consecuencia, tomar las medidas necesarias: reestructurar al personal, promover acciones para atraer nueva clientela, etc. Además se calcularán los días de la semana en los que se vende más, lo que no quiere decir que el beneficio sea necesariamente superior.

5. Satisfacción del cliente

Cualquier negocio necesita de clientes para sobrevivir y, si estos son fieles, mejor. Tanto es así que los expertos en hostelería coinciden en medir la fortaleza de un restaurante por la lealtad de sus comensales y sostienen que los cuatro puntos anteriores carecen de sentido si la experiencia de estos es en algún momento negativa: los largos tiempos de espera o la falta de atención por parte del personal pueden ser motivos suficientes para no volver a un local.

¿Cómo conseguir, entonces, una tasa de retención aceptable? Ofreciendo un servicio extraordinario, incluyendo cosas nuevas en la carta, organizando eventos, lanzando promociones, etc.

Estas son solo algunas de las métricas imprescindibles para analizar la salud de nuestro restaurante, pero hay muchas más: los costos laborales totales, la tasa de respuesta de publicidad y las vías de comunicación con el cliente son solo algunas de ellas. De acuerdo con Sonia Casado, de Accenture, “todo lo que sucede en una empresa es relevante, y este tipo de tecnologías y técnicas van a contribuir a generar más negocio, aportando una decisión basada en la matemática y no en la intuición”. Y tú, ¿qué opinas?

Sobre el autor

Jennifer Rey

Graduada en Periodismo por la Universidad de Valladolid aunque es de Fabero (León). Trabajando desde hace muchos años en el sector de la hostelería. Futura experta en Periodismo Gastronómico y todo lo relacionado con los restaurantes, un mundo que la tiene fascinada. Sus otras pasiones: el rock y los deportes.

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5 comentarios

  1. Pingback: Herramientas para el restaurante  – smilingvictor

  2. Los kpi’s son también útiles para muchísimas otras cosas. Tengo la sensación que sólo se ha escrito sobre el uso más básico y esencial sin profundizar en un uso enfocado a mejorar la experiencia del cliente y el rendimiento global

    • Jose Berenguer
      Jose Berenguer on

      Hola Alberto y gracias por tu comentario. Lo anotamos como idea para profundizar más en futuros artículos en los que hablemos de los KPI´s desde el punto de vista de la mejora de la experiencia para el cliente y el rendimiento global, tal y como apuntas. Un saludo.

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