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5 KPIs essential for controlling a restaurant

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Although they are known by its acronym in English (KPI) actually it is Key performance indicators, a tool capable of providing real-time data to various businesses in order that they know whether they are achieving the objectives set.

In recent years, thousands of companies worldwide have begun working with certain technological elements that They provide insight into their economic situation and its image among customers taking into account the goals previously set and the money they have already invested.

Now you no longer need to wait for the results offered by the annual balance to determine the success or failure of a business while financial health of the same It can be seen instantly thanks to the Key Performance Indicators, measuring the parameters chosen by the employer.

Key performance indicators (KPI) in the restaurants

While it is true, aunque los Key Performance Indicators noted for contributing to the optimization of most of the projects are launched, It does not have the same utility in all. The hospitality industry, meanwhile, is one that more and better use of such tools; while one of every two owners and restaurant managers highlights how important it is for the evaluation of their establishments.

And is that, in this sense, KPIs provide understandable reports on business performance which in turn allow you to keep tabs on the work done to fix bugs and improve performance.

A landlord can measure everything it deems appropriate and necessary, although he must know that some aspects will be easier to quantify than others: money earned, the influx of diners in a day or the number of actions taken -for a few examples- are simple indicators to know; however the quality in service delivery, customer perception, the relationship with the same or organizational culture are difficult tasks of counting.

5 aspects to be evaluated by key performance indicators

Los Key Performance Indicators, as we have seen, a restaurant help increase the profit margin and put your business on track. A hopeful way that seems that many are taking up both inside and outside the borders of our country.

In fact, there is no reason to be optimistic about the Spanish hotel industry is concerned because A recent study reveals that every citizen last year spent an average of 62,4 euros per month in bars and restaurants, a figure that doubles the investment in health (26,3 euros). In any case, previous establishments must remain vigilant regarding profits and for that it is advisable to use a KPI that include the following variables:

1.Cash flow

The restaurant owner must be aware of the inflows and outflows of money to determine the viability of your project; the positive or negative result- It is what is known as underflow, although it is also called cash flow or cash flow.

Revenues overcome the expenses to take the salary of employees and invoices from suppliers and to achieve management is essential for kpi. Why? Why This system provides detailed data that can predict what will happen in coming months and develop appropriate strategies to advance economic reality.

Income (grants, sales…) – Expenses (wages, taxes, services, raw Materials… ) = Flow Background

2. Coste de las materias primas

Se trata de los gastos a los que ha de hacer frente el restaurante para elaborar la comida y la bebida que posteriormente pone a disposición de los comensales. Controlar este tipo de costos es muy sencillo; lo primero que se debe hacer es conformar un inventario inicial donde quede constancia de todos los insumos disponibles y sus respectivos costes para después adquirir los productos que sean necesarios y adjuntar, por supuesto, todas las facturas. Una vez sumado el importe de las compras al del inventario inicial se restará lo que ha quedado en el almacén. En definitiva, sería:

Inventario inicial + Inventario comprado – Inventario final = Coste de alimentos

3. Costos de producción

Los costos de producción son aquellos que se generan durante el proceso que transforma las materias primas en productos terminados. En otras palabras, lo que sucede es que el precio inicial de un producto recién salido del almacén se ve incrementado notablemente en la cuenta que paga el cliente como consecuencia de una serie de gastos fijos inevitables: mano de obra -cocinero, camarero…-, mantenimiento -alquiler, calefacción, aire acondicionado, luz, agua…-, mobiliario -sillas, mesas, vajilla…-, electrodomésticos -cocina, lavavajillas… Quedaría de la siguiente manera:

Coste de las materias primas + Trabajo = Coste de producción

4. RevPASH

Esta palabra, desconocida para muchos, procede del acrónimo de la expresión inglesa Revenue Per Available Seat Hour y cuyo significado sería algo así como las ventas de comidas conseguidas durante un período de tiempo determinado entre los asientos disponibles. Se utiliza para conocer cuáles son los tramos horarios con mayor o menor afluencia de comensales y, en consecuencia, tomar las medidas necesarias: reestructurar al personal, promover acciones para atraer nueva clientela, etc. Además se calcularán los días de la semana en los que se vende más, lo que no quiere decir que el beneficio sea necesariamente superior.

5. Satisfacción del cliente

Cualquier negocio necesita de clientes para sobrevivir y, si estos son fieles, mejor. Tanto es así que los expertos en hostelería coinciden en medir la fortaleza de un restaurante por la lealtad de sus comensales y sostienen que los cuatro puntos anteriores carecen de sentido si la experiencia de estos es en algún momento negativa: los largos tiempos de espera o la falta de atención por parte del personal pueden ser motivos suficientes para no volver a un local.

¿Cómo conseguir, entonces, una tasa de retención aceptable? Ofreciendo un servicio extraordinario, incluyendo cosas nuevas en la carta, organizando eventos, lanzando promociones, etc.

Estas son solo algunas de las métricas imprescindibles para analizar la salud de nuestro restaurante, pero hay muchas más: los costos laborales totales, la tasa de respuesta de publicidad y las vías de comunicación con el cliente son solo algunas de ellas. De acuerdo con Sonia Casado, de Accenture, “todo lo que sucede en una empresa es relevante, y este tipo de tecnologías y técnicas van a contribuir a generar más negocio, aportando una decisión basada en la matemática y no en la intuición”. Y tú, ¿qué opinas?

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Sobre el autor

Graduada en Periodismo por la Universidad de Valladolid aunque es de Fabero (León). Trabajando desde hace muchos años en el sector de la hostelería. Futura experta en Periodismo Gastronómico y todo lo relacionado con los restaurantes, un mundo que la tiene fascinada. Sus otras pasiones: el rock y los deportes.

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9 Comments

  1. Pingback: Herramientas para el restaurante – smilingvictor

  2. Los kpi’s son también útiles para muchísimas otras cosas. Tengo la sensación que sólo se ha escrito sobre el uso más básico y esencial sin profundizar en un uso enfocado a mejorar la experiencia del cliente y el rendimiento global

    • Jose Berenguer on

      Hola Alberto y gracias por tu comentario. Lo anotamos como idea para profundizar más en futuros artículos en los que hablemos de los KPI´s desde el punto de vista de la mejora de la experiencia para el cliente y el rendimiento global, tal y como apuntas. Un saludo.

  3. Inventario inicial + Inventario comprado – Inventario final = Coste de alimentos sinceramente, NO.

    Creo que deberias modificar esta parte porque da a entender las existencias de un almacen, en lugar del COSTE – de elaboración de los platos. Se da a confusión.

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