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Rotación de la mesas y optimización de tiempos: malabares de los hosteleros en tiempos de COVID-19

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00Llevamos más de un año conviviendo con el SARS-CoV-2 y parece que todavía lo haremos por algún tiempo más. Aunque el ritmo de vacunación en las últimas semanas coge tracción, los acontecimientos vividos en los últimos meses nos invitan a ser cautos.

Esta cautela se traduce en el mundo de la hostelería en una búsqueda de soluciones tecnológicas a la pandemia. Ha calado la idea de que no hay panacea posible. De que las restricciones aplicadas en bares, cafeterías y restaurantes probablemente no se levanten hasta finales de verano. De que si queremos hacer caja habrá que encontrar la manera de optimizar el rendimiento del restaurante cumpliendo a rajatabla con los límites de aforo y las recomendaciones de distanciamiento social estipulados.

Dado que la cantidad de huéspedes que pueden albergar los locales ha quedado reducida, sólo queda la opción de acelerar el servicio si se quiere atender al mismo volumen de clientela. El tráfico en los restaurantes se ha reducido ligeramente, pero todavía hay salones que se pueden abarrotar. Para evitar rebasar el aforo del establecimiento, los hosteleros están revisando si caben mejoras en su tasa de rotación de mesas a través de Software para Hostelería que ayuden a economizar el tiempo de servicio.

No obstante, como de costumbre, el activo con mayor capacidad de disrupción en el entorno de la restauración es la tecnología. La tasa de rotación de mesas no es una excepción. En Long Range Systems, una empresa que ofrece soluciones tecnológicas para restaurantes en EE. UU., cuantificaron cuánto tiempo pasaba entre que los clientes se sentaban en su mesa y el momento en que su pedido era atendido. Basándose en los datos de 8500 restaurantes, descubrieron que, por término medio, se pierden 23 minutos en este proceso.

En un turno de comida esto puede marcar la diferencia entre atender a dos grupos por mesa o a tres. Es decir, actuar sobre esta ineficiencia puede incrementar en un 50% el rendimiento del local.

Es aquí donde las soluciones tecnológicas entran en juego. Tomemos como ejemplo Pikotea Software, una herramienta holística para negocios de hostelería desarrollada en España. Se trata de un software de gestión alojado en la nube que permite dotar al local de un menú digital accesible desde la app móvil. El cliente puede hacer su pedido tan pronto como se haya decidido, sin largas esperas ni ineficiencias en el servicio. Además, la información llega directamente a cocina previa validación del restaurante, mejorando la comunicación entre las diferentes áreas del negocio. Otro gran beneficio es que reduce tiempos y además minimiza posibles errores.

La funcionalidad de los Autopedidos integrada en la app es la que permite implementar esta metodología en el local. De acuerdo con las declaraciones de la empresa, se puede reducir el tiempo invertido en cada servicio en hasta 26 minutos, sirviendo además, de una forma ideal de fidelización de clientes. Un valor en consonancia con los hallazgos de LRS previamente mentados.

La satisfacción de los clientes aumenta por partida doble. Además de contraer de forma sustancial los tiempos de espera, Pikotea se suma también a la filosofía contactless. Se minimizan así los contactos innecesarios en comedores y terrazas. Esto contribuye a que los visitantes se sientan más seguros y confíen en las medidas implementadas. En consecuencia, es más probable que regresen en el futuro cercano. La población añora la normalidad pre-COVID-19, pero no se animará a consumir fuera de casa si no tienen un lugar de confianza al que ir.

Además de este tipo de herramientas de gran valor, los expertos en organización recomiendan aplicar algunas de las siguientes medidas para mejorar el flujo de trabajo en el restaurante:

  • Incitar la colaboración entre el personal a la hora de trabajar en una comanda
  • Tomar las comandas por mesa y no por persona, conviene esperar a que todos los integrantes del grupo hayan realizado su pedido antes de comenzar a prepararlo
  • Minimizar el número de visitas a una mesa
  • Aceptar pagos desde la app del restaurante
  • Promocionar las reservas online con comandas preestablecidas antes de la llegada del comensal
  • Analizar las ventas mensuales para detectar artículos que inflen negativamente la tasa de rotación de mesas a través de sistemas que saquen información relevante.
  • Preparar los ingredientes antes de que inicie el turno de comidas
  • Optimizar el menú reduciendo el número de opciones y facilitando el descubrimiento rápido de las mismas

Respecto a este último punto, es evidente que las cartas tradicionales no están a la altura de las circunstancias. Los menús digitales permiten cambiar rápidamente los artículos listados, su posición, su visibilidad, las imágenes asociadas, sus descripciones e incluso los idiomas en los que se ofrecen. De este modo se consigue acelerar un poco más el servicio y de nuevo se vuelve a prescindir de un objeto manoseado por todo el mundo.

El potencial de la digitalización en el restaurante, ya sea mediante herramientas como Pikotea u con aplicaciones puntuales, es inconmensurable en estos tiempos tan difíciles para la hostelería.Por ello, es importante que el hostelero conozca sus necesidades y puntos a mejorar para poder contratar el mejor software con el fin de seguir saliendo adelante.

Sobre el autor

Artículo realizado por el equipo de redacción de DiegoCoquillat.com. Cuenta con profesionales tanto en el terreno de la hostelería, gastronomía y turismo, como en de las nuevas tecnologías e innovación.

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